<공통점: 체계부여> 기록조직과 자료조직은 정보에 체계를 부여한다는 점에서 같다. 그러나 기록조직은 사람들이 기록을 찾고 그 기록을 이해할 수 있도록 조직해야한다. 그리고 기록의 목적인 행위의 증거가 잘 드러나고 진본성을 입중해주게 목록을 만들어야 한다. 이를 위해서 기록이 내용, 구조, 맥락이 잘 드러나게 기술한다. <차이점: 계층성> 기록조직은 기록물군 - 시리즈 - 건 - 철 의 계층구조로 이루어져있다. 하지만 자료조직인 MARC는 계층성이 없다.

ISO 15489-1의 원칙을 따른다. ISO 15489-1에 의하면, 업무 분석을 토대로 기록분류체계를 개발할 것이라고 권고했다.

분류체계가 있어야 이용자의 검색과 해석이 지원되고, 기록의 선별과 평가를 도울 수도 있으며, 접근 통제도 이루어질 수 있다.

**보존 기간을 일관성 있게 ** 책정하기 위해서 공통 기능을 다루는 기록분류체계를 만들었다. 고유 기능(특정 기관)과 공통 기능(중앙기관, 지자체 등)에 따라 기록관리기준표를 작성하게 되는데, 기능을 따로 구분하는 이유는 편의성때문이다.

업무분류체계: 업무관리를 지원하기 위해 기록분류체계: 기록관리를 지원하기 위해 만들어짐. 업무분류체계는 해당업무수행자가 업무를 처리하기 위해 만든 분류체계인 반면, 기록분류체계는 기록관리자가 기록을 검색하기 쉽게 기록 제목을 부여하는 등, 주제와 하위주제로 나누어 분류한다.

업무분류체계(BRM)는 다음과 같이 구성된다. 대기능 → 중기능 → 소기능 → 단위과제 → 기록철 → 기록건 소기능과 단위과제는 100% 연계된다. 단위과제 하나에 여러 개의 기록철이 연결될 수 있다.

현용기록은 업무생산자(업무담당자)가 직접 분류를 하고 메타데이터를 생성한다. 단위과제를 선택하여 문서를 생산하게 되며, 이 과정을 통해 분류가 완료된다. 문서가 생산되기 위해서는 ‘문서관리카드’라는 메타데이터를 작성해야 한다. ** 문서관리카드에는 표제부, 경로부, 관리속성부가 있다.

기록관리를 위한 메타데이터 표준의 이름: ISO 23081-1 : 2017 주요 5 영역: 법규, 업무, 사람(행위주체), 기록, 기록관리업무

iso 23081-1에 있는 그림이고, 업무에 관한 메타데이터, 기록관리 업무에 관한 메타데이터 , 행위주체에 대한 메타데이터, 기록관리에 대한 메타데이터, 법규에 대한 메타데이터가 생산 관리 되어야 할 영역을 보여준다. 규정 표준 같은 것도 다 같이 기술이 되어야 한다.

내용, 구조, 맥락 + (기록관리 이력)

검색을 하기 위해서. 기록관리를 하기 위해서. 4대 품질요건을 지키기 위해서. (진본, 신뢰, 무결, 이용가능)

ICA의 ISAD(G)에서 말한 다계층 기술 4가지. 기록물 기술은 계층 구조를 가진다. 나무보다 숲을 먼저 보여준다는 다계층 기술의 원칙은 4가지로 설명할 수 있다. 1. 일반적인 것에서 특수한 것으로 기술해야한다. 위에서 아래로 내려가며 기술해야한다는 뜻임. 기록군, 퐁과 같이 상위 계층을 먼저 기술한 후 하위 계층으로 내려가라고 말하는 것. 2. 기술되는 기록 계층에 적절한 정보만 기술해야 한다. 기록물 시리즈를 기술할 때 item에 적어야할 포맷 같은 건 기술할 필요가 없다는 뜻임. 3. 각 기술을 연결해야 한다. 계층화 되어있으니 가장 상위계층을 찾기가 어려움. 그러니까 쭉 기술들을 계층적으로 연결시켜줘야함. 4. 정보를 반복하여 기술하지 않아야 한다. 기록물 퐁에 서울시청에 대한 정보가 기술 되어 있으면, 아이템단계까지 와서 또 굳이 서울시청의 어쩌고저쩌고 이런 식으로 쓸 이유가 없다.

isad g 1. 일반적인 것에서 특수한 것으로 기술해야한다. 위에서 아래로 내려가며 기술해야한다는 뜻임. 기록군, 퐁과 같이 상위 계층을 먼저 기술한 후 하위 계층으로 내려가라고 말하는 것. 2. 기술되는 기록 계층에 적절한 정보만 기술해야 한다. 기록물 시리즈를 기술할 때 item에 적어야할 포맷 같은 건 기술할 필요가 없다는 뜻임. 3. 각 기술을 연결해야 한다. 계층화 되어있으니 가장 상위계층을 찾기가 어려움. 그러니까 쭉 기술들을 계층적으로 연결시켜줘야함. 4. 정보를 반복하여 기술하지 않아야 한다. ------------------- 기술의 예시: 백남준 아카이브의 슈야 아베 컬렉션 다계층 기술을 활용해 가장 큰 숲을 보여주면, 왜 백남준 아카이브에 슈야 아베 컬렉션이 들어간지 알 수 있다. 컬렉션의 범위나 내용을 보면 백남준과 슈야 아베가 함게 작업을 하며 오고갔던 서신을 슈야아베가 모아놓았다고 설명이 되어있다. 이처럼, 다계층 기술의 원리는 기록맥락과 함께 기록에 대한 이해를 돕는다.

보존기록 조직은 정리와 기술을 통해 한다. 정리는 출처, 원질서 원칙에 따라 보존기록을 기술하는 과정이다. 물리적 정리(편철), 논리적 정리(분류)를 모두 포함한다. 정리: 출처의 원칙: 한 부처에서 생산한 기록을 분리하면 안 된다. 기록은 생산한 기관, 부서, 개인 등 출처에 따라 분리해서 정리하지 않고, 그 출처 단위로 하나의 집합으로 유지해야 한다는 원칙. 원질서의 원칙: 원래 생산자가 만든 순서에 따라 보존기록을 조직하는 과정이다. 기록물 편철을 재구성하지 않는다. 기술: 잠재적 이용자에게 기록물 집합에 관한 정보(기록의 맥락, 구조, 내용, 열람조건 등)를 전달하는 과정이다. 특히 **이용자를 위한 '검색 도구'를 만드는 과정**, 그리고 그 결과물이기도 하다.

반드시 정리를 먼저 해야한다. 기록은 계층별 기술을 해야하기 때문에, 계층이 잡혀있지 않으면 기술할 대상도 안 나오기때문이다. 따라서 정리를 하기 전, 1. 맥락을 조사하여 기록의 출처와 원질서를 찾고 이를 토대로 정리체계를 생성한다. 2. 정리 체계에 따라 기록 집합체를 식별한 뒤 이를 대상으로 기술한다. 3. 기술에는 기록의 내용, 구조, 맥락에 대한 정보를 포함한다. 이를 통해 검색도구(finding aids)가 완성된다.

NARA는 특이하게 생산자에 관한 정보를 따로 놔둠. 젤 하위계층은 아이템인데 파일이 젤 적은 이유: 아직 아이템으로 분리를 못 해준 거임. 파일 계층에서 디스크립션 끝 그리고 그 밑에 거는 안 해줬던지 못해줬던지 이런 거지

ISAAR(CPF) = 전거레코드를 체계적으로 기술하기 위한 요소.(생산자 중심) 기록의 맥락 3대 요소 중에 맥락과 관련된 정보를 체계적으로 잘 기술하기 위해서 전거 레코드를 활용을 한다. 생산자에 대한 정보가 중요하기 때문이다.

ICA에서 주로 제정함. 현용, 준현용은 ISO에서 제정하지만 보존기록으로 가면 ICA가 공표하고 제정함.

ISAD(G): 보존기록 ISAAR(CPF): 생산자 ISDF : 기능 ISAAR(CPF)의 개체는 C=단체, P=개인, F=가문이다. 내가 기술하고 있는 전거레코드가 이 중에 뭐에 해당하는지 정하면 된다.

다중개체 모형이란, 개체를 기술할 때 생산자, 기록, 기능으로만 나누지 말고 더 복합적이고 다면적으로 기록을 설명할 수있도록 만든 것이다. 현재의 모형은 생산자 기술을 위한 ISAAR(CPF)와 기록 기술을 위한 ISAD(G), 기능 기술(ISDF)가 서로 연계외어 있다.

보존기록의 검색도구는 이용자들이 기록을 쉽게 찾아내고 이해할 수 있도록 돕는 도구다. 기록물을 계층적으로 기술하면 그 결과물이 finding aids라는 도구로 표현이 된다. 정리와 기술의 결과물이 검색 도구인 셈이다. 검색도구는 책자형에서 온라인 검색시스템까지 발전하였다. 검색도구의 종류: 기술, 색인, 목록, 인벤토리가 있다.

EAD (전체 기술)과 EAC(보존기록 맥락 기술)이 있다. 적용 사례–LEAF 프로젝트 여러 나라의 도서관, 기록관리관, 박물관들이 전거파일을 상호교환할 수 있는 틀을 설계할 때 전거레코드 변환 공통포맷으로 EAC를 선택했다. EAC가 각광 받은 이유는, EAD는 ISAD(G)를 위한거고 EAC는 ISAD(CPF)임. CPF를 준수하여 기술한 전거레코드를 전자적으로 구현하기 위한 표준이다. 전거 데이터의 상호 호환성을 확보할 수 있다.

1. 식별영역 **참조코드**: 고유 등록번호(보존소 내 통제) **표제**: 해당 기술계층 기록에 부여된 공식 제목, 개인이나 가문인 경우 개인명 또는 가문명 **일자**: 해당 기술계층에 포함된 기록의 일자 **기술계층**: 현재 기술중인 계층 **기술단위의 규모와 매체(수량, 부피, 크기):** 해당 기술계층에 포함된 기록의 대략적 규모와 매체, 포맷 등 2. 맥락영역 **생산자명**: 해당 기술계층의 기록 생산자 -------------- 필수는 식별, 맥락 영역임 3. 내용과 구조 영역 4. 열람과 이용조건 영역 5. 연관자료 영역 6. 주기 영역 7. 기술통제 영역

기록물관리자가 이용자들이 기록물을 언제든지 열람할 수 있도록 안내하는 서비스

공공정부서비스의 흐름은 정부 1.0 - 2.0 - 3.0으로 진화함. 1.0 = 일방통행(요청받으면 제공해주는) 2.0 = 시민, 기업 모두 정부가 제공하는 정보로 재활용을 장려함. 3.0 = 기록을 개방하고 공유하며, 수집과 활용에 많은 참여를 하도록 추진 중

대중 Crowd와 outsourcing의 합친 말. 대중이라는 외부자원을 활용하여 기록물을 기술하는 것임. 수요가 높은 head는 아키비스트가 기술, ***수요가 다양한 long tail*** 은 이용자에게 맡김

공개 예외의 5번 감사, 감독, 시험에 관한 사항으로서 공개할 경우 업무의 공정한 수행이나, 연구 개발에 막대한 지장을 끼치는 경우. 치과 의사 국가시험 문제지 공개 소송을 통해 비공개 결정이 난 것.

비공개제도, 비밀, 대통령지정기록물

전통적 전자기록은 이미 생산된 기록을 가지고 보존기록을 평가하는 방식이다. 하지만, 현재 전자기록 관리는 생산 후 평가 + 어떤 기록을 생산할 것인가에 대한 평가도 하고 있다. 이를 위해 이 기록을 안 가지고 있으면 어떻게 될까 하는 위험을 분석하거나, 업무활동에 대한 분석을 실시하고 있다.

평가 획득 분류 접근 저장 추적

획득이란 기록관이 처리과로부터 기록을 가져오는 것을 말한다. 1. 자동적 획득(장기적 보유와 효과적 관리를 위해 필수) 전자기록은 생산될 때 바로 기록관리 시스템으로 자동이관 됨. 2. 조직의 업무와 관련된 모든 내용을 획득해야 한다.(= 포괄성) 3. 메타데이터와 함께 획득해야한다. (ISO 15489-1:2016) 매우 중요하다 하심. 4. 기록의 관계와 맥락을 파악해야 한다.

전통적 분류계층은 단위과제를 선택하고 보존기간을 부여하면 기록집합체 아래 레코드까지 모두 보존기간이 동일했다. 이는 폐기해도 되어도 계속 보존해야하기에 그 효율성이 떨어졌다. 전자기록의 분류계층은 단위과제에 보존기간을 정했더라도, 하나의 record를 분리하여 따로 보존기간을 설정할 수 있다.

전자기록에서 추적은 무결성과 매우 관련 있음. 이 기록이 어디에 갔다 왔는지 등을 추적하는 거임. 이걸 위해서 쓰는게 감사증적임. 감사증적이란, 기록에 행해진 여러 조치를 기록으로 남겨 행위 역추적이 가능하다는 특징이 있음.

전자기록은 born 디지털과 디지털화한 기록 2개가 있다. 전자기록의 구성요소는 내용, 구조(본문-컴포넌트, 글씨체, 문단형식), 맥락이 분리가 가능하다.

전자기록에서 원본은 인정되지 않는다. 문서를 생산할 때는 원본이지만, 전송하는 순간 사본이 되어버리기때문이다. 따라서 전자기록에서는 원본성보다는 그 생산부서에서 나왔냐 하는 진본성을 원본성의 개념으로서 확인하며, 진본사본 선정은 다수의 진본사본 중에서도 가장 권위있는 사본을 설정한다.