Narito ang ilang kahalagahan ng pagkakaroon ng adyenda ng pulong. Ito ang nagsasaad ng sumusunod na mga impormasyon:

kasama sa bahaging ito ang mga hindi pa natapos o nagawang proyektong bahagi ng nagdaang pulong. Dito makikita ang mahahalagang tala hinggil sa mga paksang tinalakay.

Ayon kay _________, ang adyenda ang nagtatakda ng mga paksang tatalakayin sa pulong. Ang pagkakaroon ng maayos at sistematikong adyenda ang isa sa mga susi ng matagumpay na pulong.

sa kanyang aklat na English for the Workplace 3, ang memorandum o memo ay isang kasulatang nagbibigay ng kabatiran tungkol sa gagawing pulong o paalala tungkol sa isang mahalagang impormasyon, Gawain, tungkulin o utos.

nakasaad lamang sa katitikan na ito ang lahat ng isyung napagkasunduan ng Samahan.

itinatala sa bahaging ito kung kailan at saan gaganapin ang susunod na pulong.

Ang pagsulat ng memo ay maituturing ding isang _______

lto kalimitang isinasagawa nang pormal, obhetibo, at komprehensibo o nagtataglay ng lahat ng mahahalagang detalyeng tinalakay sa pulong.

Kadalasang ang 'Mensahe' ay maikli lamang ngunit kung ito ay isang detalyadong memo kailangang ito ay magtataglay ng sumusunod:

Kadalasan ay maikli lamang na ang pangunahing layunin ay pakilusin ang isang tao sa isang tiyak na alituntuning dapat isakatuparan gaya halimbawa ng pagdalo sa isang pulong, pagsasagawa o pagsunod sa bagong Sistema ng produksiyon o kompanya.

Makikita sa _________ ang logo at pangalan ng kompanya, institusyon, o organisasyon gayundin ang lugar kung saan matatagpuan ito at minsan maging ang bilang ng numero ng telepono.

wakasan ang memo sa pamamagitan ng pagpapasalamat o pagpapakita ng paggalang.

ito ay naglalaman ng pangalan ng kompanya, Samahan, organisasyon, o kagawaran. Makikita rin dito ang petsa, ang lokasyon at maging ang oras ng pagsisimula ng pulong.

May tatlong mahahalagang elementong kailangan upang maging maayos, organisado at epektibo ang isang pulong. Bilang isang mag-aaral, mahalagang matutuhan mo kung ano-ano at kung paano ginagawa ang mga ito.

mahalagang ilagay sa bahaging ito ang pangalan ng taong kumuha ng katitikan ng pulong at kung kailan ito isinumite.

dito makikita kung ang nakalipas na katitikan ng pulongn ay napagtibay o may mga pagbabagong isinasagawa sa mga ito.

Ayon kay Dr. Darwin Bargo (2014) sa kanyang aklat na Writing in the Discipline, ang mga kilala at malalaking kompanya at mga institusyon ay kalimitang gumagamit ng mga colored stationery para sa kanilang mga memo tulad ng sumusunod:

Ito ay nagsisilbing opisyal at legal na kasulatan ng Samahan, kompanya, o organisasyong maaaring magamit bilang prime facie evidence sa mga legal na usapin o sanggunian para sa susunod na mga pagpaplano at pagkilos.

ginagamit naman para sa request o order na nanggagaling sa purchasing department.

ginagamit naman para sa mga memo na nanggagaling sa marketing at accounting department.

ginagamit sa mga pangkalahatang kautusan, direktiba, o impormasyon.

Dapat tandaan na ang memo ay hindi isang _____

nakasaad ang suliraning dapat pagtuonan ng pansin. Hindi lahat ng memo ay nagtataglay nito.

Ayon kay __________ sa kanyang aklat na Writing in the Discipline, ang mga kilala at malalaking kompanya at mga institusyon ay kalimitang gumagamit ng mga colored stationery para sa kanilang mga memo tulad ng sumusunod:

URI O ESTILO NG PAGSULAT NG KATITIKAN NG PULONG

ayon din kay Bargo (2014), may tatlong uri ng memorandum ayon sa layunin nito:

Ang pulong ay mababalewala kung hindi maitatala ang mga napag-usapan o nagpagkasunduan.

dito makikita ang panimula o layunin ng memo.

nagsasaad ng inaasahang dapat gawin ng kinauukulan.

dito nakalagay kung sino ang nanguna sa pagpapadaloy ng pulong gayundin ang pangalan ng lahat ng mga dumalo kasama ang mga panauhin. Maging ang pangalan ng mga liban o hindi nakadalo ay nakatala rin dito.

inilalagay sa bahaging ito kung anong oras nagwakas ang pulong.

Sa _______ nakasaad ang layunin o pakay ng gagawing meeting.

MAHAHALAGANG BAHAGI NG KATITIKAN NG PULONG

Napakahalagang maisagawa ito nang maayos at maipabatid sa mga taong kabahagi bago isagawa ang pulong.

hindi ito laging makikita sa katitikan ng pulong ngunit kung mayroon mang _______ mula sa mga dumalo tulad halimbawa ng mga suhestiyong adyenda para sa susunod na pulong ay maaaring ilagay sa bahaging ito.

sa ganitong uri ng katitikan, ang lahat ng detalyeng napag-usapan sa pulong ay nakatala.

isinasalaysay lamang ang mahahalagang detalye ng pulong. Ang ganitong uri ng katitikan ay maituturing na isang legal na dokumento.

dapat tandan ng sinumang kumukuha ng katitikan ng pulong na hindi niya trabahong ipaliwanag o bigyang-interpretasyon ang mga napag-usapan sa pulong, sa halip ang kanyang tanging Gawain ay itala at iulat lamang ito.

Ang ________, lalo ng ang business meeting ay bahagi na ng buhay ng maraming tao sa kasalukuyan. Ito ay pangkaraniwang gawain ng bawat Samahan, organisasyon, kompanya, paaralan, institusyon at iba pa.

sa pagkuha ng katitikan ng pulong mahalagang maunawaan ang mga bagay na dapat gawin bago ang pulong, habang isinasagawa ang pulong, at pagkatapos ng pulong.