الوحدة اإلدارية التابعة لإلدارات، تقدم لهم الخدمات الفنية او المكتبية منها تحرير المراسالت ومعالجة البريد

مكان أداء األعمال، وكل ما يحيط بالموظف من عوامل مادية داخل المكتب

هو التخلص من الوثائق التي لم تعد هناك حاجة للرجوع إليها.

مجموعة مستندات و وثائق غير متداولة تخص المنظمة، وتستعمل غالبا في اتخاذ القرارات

التقاء عدد من األشخاص في مكان محدد، وفي وقت محدد لمناقشة موضوع معين

التقاء عدد من األشخاص في مكان محدد، وفي وقت محدد لمناقشة موضوع معين

وثائق تعتمد أساسا على تجميع الحقائق والمعلومات بشأن موضوع محدد

التزام الموظف تجاه المنظمة وقيمها وأهدافها

تنقسم التقارير حسب حجمها إلى

التقارير الطبية، الهندسية، المحاسبية، التسويقية، مصنفة وفق

من عناصر المكتب المعاصر. ماعدا: )

تلك االجتماعات التي تقعد على مستوى عالي هي االجتماعات

التخلص من الوثائق التي لم تعد هناك حاجة للرجوع لها

التخلص من الوثائق التي لم تعد هناك حاجة للرجوع لها

عدد محدود من الكلمات تصف باختصار محتوى الخطاب

تحتوي على المستندات الخاصة باألمور المالية

لسجالت والمستندات التي يرجع اليها في فترات متباعدة حسب طبيعة العم

أنواع السكرتارية وفقاً ألهمية العمل هي :

كلما زادت عدد صفحات التقرير كلما كان افضل

السكرتارية الدائمة هي وحدة إدارية تنشأ لمشروع محدد تنتهي مهامها بانتهاء المشروع

الكتابة اإلدارية تحتاج متخصصا في اللغة العربية )

تختلف الكتابة الرسمية عن الكتابة الشخصية

الخطوة األولي من خطوات كتابة التقارير هي االعداد

يتم االعتذار لصاحب الموعد عن الموعد اذا حضر للمكتب )

تنظيم وقت المدير هو في الحقيقة تنظيم لوقت السكرتير نفسه

يهتم السكرتير بتحضير معلومات عن موضوع الموعد اذا طلب منه المدير ذلك

من عناصر االجتماع األشخاص والزمان والمكان واجندة االجتماع

ليس من شروط االجتماع ان يكون لالجتماع رئيس

يجب ترتيب مكاتب الموظفين فيما يتناسب مع تدفق حركة المعامالت داخل المكتب

ترتبط إنتاجية الموظف بكبر مساحة مكتب

تعطي الصورة العامة للبيئة المكتبية انطباعا عن مستوى اهتمام الجهة بموظفيها )

من اهداف السكرتارية التنسيق بين اإلدارات النجاز االعمال

عللي : يشترط على السكرتير ان يحفظ االسرار

العناصر األساسية لالجتماع

اذكري أهم صفات للسكرتير الناجح