保有個人情報が文書又は図画に記録されている場合には、当該文書又は図画そのものを見せる「閲覧」と、その写しを作成して交付する「写しの交付」を開示の方法とする。

個人情報が文書又は図画に記録されているときの閲覧について、原本の保存に支障を生ずるおそれがある等の原本を閲覧に供する事が困難な場合は、写しによることとしている。

保有個人情報の開示を受ける者は、実施機関に対し保有個人情報の開示の実施の方法等申出により求める開示の実施の方法その他の規則で定める事項を申し出なければならない。

開示の実施の方法の申出は、開示請求者が開示決定通知書を受け取った日から起算して14日以内にしなければならないとしている。

開示を実施する日の指定に当たっては特段の定めがないが、開示決定後速やかに（おおむね1週間以内に）開示を行うよう努めるものとする。

北九州個人情報保護事務取扱要領に関して、市長部局に監査責任者を置き、総務局総務部法制課長をもって充て、各実施機関における保有個人情報等の管理の状況について監査する。

北九州個人情報保護事務取扱要領に関して、職員は、保有個人情報等の内容に誤り等を発見した場合には、保護管理者の指示に従い、訂正等を行う。

北九州個人情報保護事務取扱要領に関して、保有個人情報等の漏えい等安全管理の上で問題となる事案又は問題となる事案の発生のおそれを認識した場合、その事案等を認識した職員は、直ちに当該保有個人情報等を管理する保護管理者に報告する。

保護管理者は、保有個人情報等の漏えい等の発生を知った日から、必ず20日以内に総括保護管理者に個人情報漏えい報告書を提出する。

個人情報ファイル所管課は、個人情報ファイルを変更しようとするときは、個人情報ファイル簿等個票を変更し、文書館に連絡するものとする。

保有個人情報等の漏えい等安全管理の上で問題となる事案又は問題となる事案の発生のおそれを認識した場合、その事案等を認識した職員は、直ちに個人情報保護委員会に報告する。

「実施機関の職員」とは、市長、議長、行政委員会の委員、監査委員、地方公営企業管理者、消防長及び地方独立行政法人の役員並びにそれらの職務上の指揮監督権に服する全ての職員をいい、市議会の議員は含まれない。

「職務上作成し、又は取得した」とは、実施機関の職員が自己の職務の範囲内において作成し、又は取得したことをいい、保有個人情報が記録されている行政文書に関して法律上の作成権限又は取得権限を有するものに限る。

「組織的に利用する」とは、作成又は取得に関与した職員個人の段階のものではなく、組織の業務上必要な情報として利用されることをいう。

「実施機関が保有している」とは、当該個人情報について事実上支配している（当該個人情報の利用、提供、廃棄等の取り扱いについて判断する権限を有している）状態をいう。

「行政文書に記録されているものに限る」とは、この条例の規律を安定的に運用するために、文書、図画、電磁的記録等何らかの媒体に記録されていることを前提とし、その上で、情報公開条例との整合性を確保する観点から、行政文書に記録されているものに限ることとした。

法令に基づく場合、保有個人情報の利用及び提供が必要との立法意思が明らかにされているため、行政機関の長等は利用目的以外の目的のために保有個人情報を提供しなければならない。

行政機関の長等は、保有個人情報を本人以外に提供することが明らかに本人の利益になると認められるときは、本人の同意を得た上で、利用目的以外の目的のために保有個人情報を自ら利用し、又は提供することができる。

全ての自然人は自己を本人とする保有個人情報の開示請求を行うことができる。法定代理人が開示請求を行うときは、本人が開示請求を行うときに必要となる本人確認書類に加えて、法的代理人であることが証明できる書類が必要である。

開示請求に係る保有個人情報の中に、開示請求者以外の個人である公務員の職及び氏名等の情報で、その情報を開示請求者に開示することにより当該公務員の権利利益が損なわれるおそれがある情報が含まれている場合は、公務員の職及び氏名等の部分は開示しない。

国の機関、独立行政法人等、地方公共団体又は地方独立法人が行う事務又は事業に関する情報であって、開示することにより、当該事務又は事業の性質上、当該事務又は事務の適正な遂行に支障を及ぼすおそれがあるものは開示しない。

アクセス権限を有する職員は、当該権限の与えられた具体的職務の目的以外の特定で保有個人情報等にアクセスする場合、必ず保護監督者（各区局室の長）の許可を得なければならない。

保有個人情報等の消去や保有個人情報等が記録されている媒体の廃棄を委託する場合には、必要に応じて職員が消去及び廃棄に立ち会い、又は写真等を付した消去及び廃棄を証明する書類を受け取るなど、委託先において消去法及び廃棄が確実に行われていることを確認するものとする。

個人番号を使用する事務の全部又は一部を委託する場合、番号法に基づき、本市が果たすべき安全管理措置と同等の措置が講じられるよう必要かつ適切な監督を行わなければならない。

総括保護管理者は、個人情報漏えい等報告書により報告を受けた場合、漏えい等が発生し、又は発生したおそれがある保有個人情報に係る本人の数や原因、公表の実施状況等について把握している限りで速やかに個人情報保護委員会へ報告を行う。

保護監督者は、保有個人情報漏えい等報告書（第2号様式）により報告を受けた場合には、必要に応じ、当該報告の内容を検討し、保護管理者に対し、保有個人情報等の適切な管理に関する改善事項等を指導する等必要な措置を講ずる。