完結文書（事案の処理が完結した文書等）は、その保存期間のうち最初の1年間（保存期間が1年未満の場合は、その保存期間が満了するまでの間）各課において保存するものとする。

各課の長は、文書事務の効率化及び迅速化を図るとともに、課における文書事務を総括する。

文書等は、左横書きにより作成するものとし、縦書きによることはできない。

施行に用いる文書には、北九州市公印規則の定めるところにより、公印を押さなければならないとされているが、本規定にかかわらず、軽易な事案に係る文書や書簡文等については押印を省略することができる。

文書等の廃棄は、溶解、裁断、焼却その他文書等の内容に応じた適切な方法により行わなければならない。

文書は、すべて正確かつ迅速に取り扱い、事務が適正かつ能率的に行われるよう処理し、及び管理しなければならない。

2以上の局、部又は課に関係する起案文章は、関係の最も深い課において作成し、関係ある局、部又は課に合議しなければならない。合議の順序については、関係の最もある課を最後とする。

施行に用いる文書等の発信者の表示は、市長その他職務権限を有する者の職名及び氏名をもってしなければならない。ただし、当該文書等の性質又は内容によりその必要がない場合は、市役所、区役所名若しくは事業所又は職名のみをもってすることができる。

各課の長は、文書等の処理に当たり、自ら処理するもののほか担当の係長に処理方針を示して処理させるとともに、絶えずその促進に留意し、文書等の処理が完了するに至るまでその経過を把握しておかなければならない。

文書等（電磁的記録を除く。以下同じ。）は、フォルダーに整理してファイリング・キャビネットに収納しなければならない。ただし、文書等の形状等により、これによることが不適当なものについては、この限りでない。

文書主管課長は、その担当に属する文書事務を総括するとともに、文書事務の処理状況について、必要な調査を行い、その結果に基づいて各課の長に対し、必要な処置を求めることができる。

文書主管課長は、その担当に属する文書事務を総括するとともに、文書事務の処理状況について、必要な調査を行い、その結果に基づいて各課の長に対し、必要な処置を求めることができる。

文書主管課に到達した文書は、文書主管課長が受領し、規則に定めるところにより処理しなければならない。

各課の長が文書事務の効率化等の観点から合理的であると認めるときは、複数の文書をまとめて1件として文書管理システムに所定の事項を記録することができる。

起案文書の作成は、文書管理システムを用いること。ただし、各課の長が文書システムによらずに起案することが適当と認めるときは、起案用紙により起案できる。

合議の順序は、関係の最もある課から順次行うものとする。

施行に用いる文書には、北九州公印規則の定めるところにより、公印を押さなければならないとされているが、本規定にかかわらず、軽易な事案に係る文書や書簡文等については押印を省略することができる。

文書主管課に到達したすべての文書は、文書主管課長が受領、開封し、封筒又は文書の余白に受付印を押して各課に配布する。

起案文書の回議を受けることとされている者が不在であり、かつ、事案の処理について緊急を要するときは、その者の回議を後回しにする「後閲」により対応することが通例となっているが、これは北九州市文書管理規則によらない例外的な手続きであるから、その不在者の登庁後は速やかに当該起案文書を閲覧に供しなければならない。

2以上の局や部又は課に関係する起案文書は、関係の最も深い課において作成し、関係のある局、部又は課に合議しなければならないが、合議の順序までは定められていない。

文書等は、左横書きにより作成するものとし、縦書きによることはできない。

文書主任は、2以上の課に関係がある文書は、写し配布その他適当な方法により関係課に通知しなければならない。

条例、規則及び訓令の制定及び改廃に関する文書は、保存種別第1種で保存期間は30年間となっている。

庶務に関するもので軽易な文書は、保存種別第6種で保存期間は1年未満の期間となっている。

保管文書とは課の長が保存する完結文書をいう。

保存文書とは文書主管課長が保存する完結文書をいう。