問題一覧
1
秘書A子は後輩B子から、「同僚と意見が食い違い、気まずい雰囲気になることがあるがどうすればよいか」と相談を受けた。このような場合のA子のアドバイスとして、不適当と思われるものを選べ。
意見の食い違いは仕方のないことだが、そのままにしておくよりもどちらが正しいかをはっきりさせた方がよいので、なるべく多くの人に声をかけて味方になってもらうようにしてはどうか。
2
次の説明は、どの用語の説明か。適当と思われるものを選べ。 「債務の不履行に備えて債権者に提供しておくもの」
担保
3
佐藤総務部長秘書のA子が電話を取ると、相手は「田中部長さんをお願いしたい」と言う。田中は営業部長である。このような場合A子は電話の相手にどのように言うのがよいか。不適当と思われるものを選べ。
「田中は営業部長でございます。総務部長の佐藤のことをお間違いではございませんか」
4
次は、秘書A子が相手の話を聞くときに気をつけていることである。不適当と思われるものを選べ。
相手の体型
5
秘書A子が来客に言ったこととして、不適当と思われるものを選べ。
面談を終えて帰る客に、預かっていたコートを渡すとき「お預かりしておりましたのはこちらのコートでよろしいでしょうか」
6
秘書A子が受付業務を担当したときに、上司を訪ねてきた客に対して行ったことのうち、不適当と思われるものを選べ。
予約はなかったが上司の友人だというので、すぐに応接室に通してお茶を出してから上司に伝えた。
7
秘書A子の名刺整理の仕方として、不適当と思われるものを選べ。
名刺には受け取った年月日を記入し、その後は余白に来社した都度、日付と用件をメモしている。
8
秘書A子が上司のスケジュール管理をする上で上司に言ったこととして、不適当と思われるものを選べ。
Y氏との面談の後に会議が予定されているとき、「Y様とのご面談が終わる予定のお時間に会議のお時間だとお知らせいたしましょうか」
9
次の文書の書き出しや終わりの部分のうち、不適当と思われるものを選べ。
前略 貴社ますますご健勝のこととお喜び申し上げます。
10
秘書A子が郵便に関して行ったこととして、不適当と思われるものを選べ。
取引先の社長が入院し、見舞金を送ることになったので現金書留の封筒に直接現金を入れて送った。
11
秘書A子が上司に取り寄せるように指示されて総務部へ取りに行った資料のうち、不適当と思われるものを選べ。
新製品のプレスリリースの印刷物
12
次は、会社における一般的な役職名を職位の高い方から順に並べたものである。（ ）内に入る役職名を選べ。 社長、副社長、（ ）、常務、部長、課長、係長
専務
13
次は、手紙を書く時の時候の挨拶と、使われる月の組み合わせである。不適当と思われるものを選べ。
向寒の候 – 9月
14
秘書A子がとった電話は上司あてであったが、相手は名を名乗らず「取り次いでもらえればわかる」と言う。このような場合のA子の対応として、適当と思われるものを選べ。
「ご用件だけでもお教えくださいませんでしょうか」と相手に言う。
15
秘書A子の上司は業界団体の事務局長を兼ねている。A子は上司から「理事会の日に、理事長に急な出張が入った。日にちを変えなくてはいけないので、メンバーに都合を聞いてもらいたい」と指示された。A子がメンバーの会社に連絡し、都合を尋ねた時の対応として、不適当と思われるものを選べ。
理事E氏から、理事長はどこへ何をしにいくのかと聞かれたので、事務局長に聞いて返事すると答えた。
16
秘書A子の上司の友人M氏から電話があった。出先からのようで、「お願いしたいことがあるので、30分後ぐらいに伺う」とだけ言って切れてしまった。上司はその時間には来客の予定が入っている。このような場合、A子の対応として不適当と思われるものを選べ。
上司にM氏の来訪のことを話し、予約客があるから手短に話して欲しいとM氏に頼んでみようかと言う。
17
秘書A子は、他部署のD子から、A子の上司が異動するという噂があると聞いた。A子は上司から何も聞かされていない。このような場合のA子の対応として、適当と思われるものを選べ。
事実であればいずれ上司から話があるだろうから、そのままにしておく。
18
秘書A子が上司への秘書業務として行っていることのうち、不適当と思われるものを選べ。
上司が部下のことを理解しやすいように、部内の噂話などは積極的に聞くようにしている。
19
秘書A子の上司（営業部長）は「Mホテルで人と会うがすぐに戻る」と言って外出した。そこへ、本部長から「先月の売り上げ実績表を持って、部長にすぐに来てもらいたい」という連絡があった。このような場合のA子の本部長への対応として、不適当と思われるものを選べ。
「部長はMホテルにいるが、すぐに戻ってもらう必要があるか」
20
次は用語とその意味の組み合わせである。不適当と思われるものを選べ。
アビリティー – 調査
21
次は秘書A子が、弔事に関して秘書業務として行っていることである。不適当と思われるものを選べ。
上司の代理で告別式に参列する場合は、受付で代理の者であることを述べて上司が来られない理由と詫びの言葉をいうようにしている。
22
秘書A子は後輩B子にお茶の出し方について教えた。中から不適当と思われるものを選べ。
面談中の客や上司のお茶を入れ替えるときは、茶托はそのままにして茶わんだけ下げて替えるのがよい。
23
秘書A子が相手から言われたことに返答したこととして、不適当と思われるものを選べ。
派遣社員のD子から、給料が低くて不満だと言われたとき、「部長（上司）に給料を上げてもらえるようにお願いしてあげましょうか」と言った。
24
秘書A子が、歳暮や中元を贈る際に心がけていることとして、不適当と思われるものを選べ。
上司が個人的に世話になった人に贈る歳暮は、上司が忘れずに自分で手配するように気をつけている。
25
秘書A子の会社では、部下が上司に連絡するとき、メールでしてもよいことになっている。しかしA子の上司はあまりメールを見ないので、業務に支障が出ると部下から苦情を受けることがある。そのような場合、A子の部下への対応として適当と思われるものを選べ。
急ぎのメールのときは、自分からも上司に伝えるので知らせてもらえないか。
26
秘書A子が後輩B子に仕事を頼もうとしたところ、B子は、できるかどうか自信がないと言ってやる気を出さない。このような場合に、A子がB子にかける言葉として、不適当と思われるものを選べ。
「誰でもできた仕事だから」
27
秘書A子が出勤しようとしたところ、事故で電車が止まっていた。今日は10時から部長会議の予定があり、出社してすぐに準備に取り掛かる予定であったが、間に合いそうにない。このような場合、A子はこのことを上司に連絡した後、どのように言うのがよいか。適当と思われるものを選べ。
「C子さんなら準備の仕方をわかっているので、お願いしたいと思いますがよろしいでしょうか」
28
次の上書きの中から不適当と思われるものを選べ。
目上の方への手土産に「寸志」
29
秘書A子は、取引先のM氏が逝去したと営業部からの連絡で知った。上司とM氏は同窓で個人的にも親しくしている。そこへ、同窓の友人代表から、有志で生花を贈るという連絡が入った。上司はしばらく出張中で葬儀には参列できない。このときA子が順に行ったこととして、不適当と思われるものを選べ。
M氏宅に、上司が葬儀に参列できないことを詫び、友人有志で生花を贈ることを伝えた。
30
秘書A子が上司の部屋に入ると、上司はパソコンの前で操作に困っている様子であった。このような場合、A子はどのように対応したらよいか。不適当と思われるものを選べ。
上司が何か言うまで黙っている。
31
次は秘書A子が上司のスケジュール管理として行ったことである。不適当と思われるものを選べ。
朝、上司から体調が悪いので休むと電話があった時、その日出席予定だった取引先の新製品発表会には欠席の連絡をした。
32
秘書A子の上司（部長）は体調が悪く、今日は休むことになった。この日にA子が行ったこととして、不適当と思われるものを選べ。
部長会議の当番議長に、事情を話して会議は別の日に延期してもらいたいと言った。
33
秘書A子は、以前に上司が取材に応じたことのある業界誌の記者から、「もうすぐ新製品を出すそうだが取材できるか」と電話を受けた。新製品はまだ発表前である。この場合のA子の対応として、不適当と思われるものを選べ。
「新製品はまだ発表前なので、取材には答えられない」と断る。
34
次は、用語とその意味の組み合わせである。不適当と思われるものを選べ。
アセスメント – 交通
35
次は関係ある用語の組み合わせである。不適当と思われるものを選べ。
公定歩合 – 印鑑登録
36
秘書A子が話を聞くときに心がけていることとして、不適当と思われるものを選べ。
前に聞いたのと同じ話であれば、最後まで話さなくてもいいように、さえぎってそのことを伝えるようにしている。
37
秘書A子の上司は時々、終業時間を過ぎてから指示を出すことがある。今も、退社の準備をしていた新人秘書のB子に、特に急ぎではなさそうな仕事を指示している。このような場合、先輩秘書であるA子はどのように対応するのが良いか。適当と思われるものを選べ。
上司に、終業時間を過ぎているので急ぎなら自分も手伝うがよいかと尋ねる。
38
つぎは部長秘書A子の「伺う」を使った言葉遣いの例である。不適当と思われるものを選べ。
来客に「その件につきましては、あちらの者に伺ってくださいませ」
39
秘書A子は、上司から小売店の店長を招いて講演会を行うので、会場を手配するようにと言われた。そのときA子が上司に確認したこととして、不適当と思われるものを選べ。
会場に伝える連絡担当者はA子でよいか
40
秘書A子が上司あての郵便物を受け取った時の処理として、不適当と思われるものを選べ。
差出人に個人の住所と氏名が書かれている手紙は、開封して上司に渡した。
41
秘書A子は、新人秘書B子の作成した社交文書の文言を訂正した。不適当と思われるものを選べ。
「気にしないでください」を「ご鞭撻ください」に直した。
42
次のインターネットに関する用語の説明のうち、不適当と思われるものを選べ。
「SNS」とはスマートフォンを使ったゲームのことである。
43
営業部長秘書のA子が読んだ新聞記事のうち、営業部に関係のない物を選べ。
「社食でメタボ対策 低カロリーメニューが好評」
44
秘書A子の上司あてに不意の来客があった。相手は上司の昔の友人だということだが、上司は外出中であった。このような場合、A子は相手の氏名のほか、何を確認すればよいか。不適当と思われるものを選べ。
相手の勤務先の会社名と役職名
45
次のうち、企業の「福利厚生」に含まれるものとして不適当と思われるものを選べ。
特別賞与
46
秘書A子は新人秘書B子の指導をすることとなった。その際、秘書に求められる資質について話すことにした。そのときA子が秘書の資質として欠かせない特に重要なこととしてあげた物を一つ選べ。
気配りができて口が堅い。
47
秘書A子が、上司（部長）の出張中に行ったことのうち、不適当と思われるものを選べ。
上司に決裁をしてもらいたいと備品購入の稟議書を持ってきた社員に、上司が出社したら直接手渡すように言った。
48
秘書A子が上司に言われて金品を用意したときの上書きのうち、不適当と思われるものを選べ。
取引先の社長の一周忌の供え物に「松の葉」
49
秘書A子が仕事の時の身だしなみとして気をつけていることのうち、適当と思われるものを選べ。
長い髪は邪魔になるので、乱れないようにまとめている。
50
秘書A子の上司からの指示の受け方として不適当と思われるものを選べ。
上司の指示内容にミスがあったので、上司には気付かせないように正しいやり方で行っておいた。