問題一覧
1
秘書A子は上司から、「P社の営業部長と面談中に、E氏から2時に電話が入ることになっている。用件を聞いておいてほしい」と言われた。その時刻、E氏から電話があった。このような場合、A子はどのように対応したらよいか。次の中から適当と思われるものを一つ選びなさい。
4）E氏から聞いた用件をメモに書いて、上司の机の上に置いておき、上司が戻ったら電話があったことを伝える。
2
次は、秘書A子の在籍している秘書課の先輩のそれぞれの人柄である。中から秘書の人柄として不適当と思われるものを一つ選びなさい。
3）D子は、何事も積極的で判断が早く、自分の判断で行動できる自主的な人である。
3
次は、秘書A子が秘書として心掛けていることである。中から不適当と思われるものを一つ選びなさい。
4）上司の私用は、秘書の仕事と区別した方がよいので、私用らしいことを頼まれたときは、私用かどうかを尋ねている。
4
新人秘書A子が出社すると先輩秘書C子から電話があり、急用で今日は休む、上司にはあらためて電話する。ということである。A子はC子にいろいろ教わりながら上司の秘書を一緒にしている。今日の上司の予定は、10時から部長会議、午後に2件の来客がある。次は、このときA子が行ったことである。中から不適当と思われるものを一つ選びなさい。
2）午後に来社する予定の取引先に来社の確認をし、変更の場合は早く知りたいのでと確認の理由を話した。
5
秘書A子は、今は営業所に勤務する同期入社で親しいB子から、営業所が統合されると聞いたが本当か、秘書課にいるのだから知っているのではないかと尋ねられた。A子は営業所を統合するという書類を見てそのことは知っている。このような場合、A子はB子にどのように言うのがよいか。次の中から適当と思われるものを一つ選びなさい。
1）「秘書課にいても、そのようなことを知る機会はないので分からない」と言う。
6
次は秘書A子が、上司（営業部長）の外出中に行ったことである。中から不適当と思われるものを一つ選びなさい。
3）取引先からの電話で「契約書の件で急ぎ訂正したい」ということだったので、上司の訪問先の電話番号を教えた。
7
秘書A子は上司から、「例の重要書類は営業部長に届けたか」と聞かれた。A子は確かに営業部長秘書に届けたが、営業部長は受け取っていないという。以後、このようなことがないようにするために、A子は次のように考えた。中から適当と思われるものを一つ選びなさい。
3）重要な書類を届けたら、「文書受渡簿」に営業部長秘書の受領印をもらうようにする。
8
秘書A子のところへ、上司と面会予約のあるN氏が「約束の時間より30分早いのだが,,,」と言って来社した。上司は先客と面談中である。このような場合の対応として、次の中から適当と思われるものを一つ選びなさい。
4）上司は先客と面談中と伝え「しばらく待ってほしい」と言って、待ってもらう。
9
秘書A子が上司（部長）退社後の上司の机の上を見ると、課長から提出された「秘」の印が押されている文書が置かれたままになっていた。このような場合A子はどのように対処するのがよいか。次の中から適当と思われるものを一つ選びなさい。
3）明日、上司が出社したら出すことにして、鍵のかかるキャビネットに閉まって帰る。
10
営業部長秘書A子が内線電話を取ったところ、営業本部長からで「部長はすぐに来られるだろうか」と尋ねられた。部長は自席で仕事をしている。このような場合、A子はどのように応対したらよいか。次の中から不適当と思われるものを一つ選びなさい。
2）「はい、すぐに伺いますので、お待ちください」
11
次は、それぞれ関係ある用語の組み合わせである。中から不適当と思われるものを一つ選びなさい。
3）倒産―収入印紙
12
次は、用語とその訳語の組み合わせである。中から不適当と思われるものを一つ選びなさい。
3）オブザーバー＝監督者
13
次は、用語とその反対の意味の用語の組み合わせである。中から不適当と思われるものを一つ選びなさい。
5）債務―債券
14
秘書A子は、上司に報告をするとき次のように行っている。中から不適当と思われるものを一つ選びなさい。
2）報告するときは、自分の感想や意見も交えるようにしている。
15
次は秘書A子が、来客があったとき行っていることである。中から適当と思われるものを一つ選びなさい。
3）車で帰る来客を見送るときは、来客が乗り、車が走り出しても、すぐにはその場を離れないようにしている。
16
次は山田部長秘書A子の言葉遣いである。中から適当と思われるものを一つ選びなさい。
4）取引先に資料の送付を頼んだとき「私どもの住所はご存じでいらっしゃいますか」
17
次はお茶に関する物の部分、またはその名称と扱い方について述べたものである。中から不適当と思われるものを一つ選びなさい。 ※絵はテキストP265参照
5）⑤は「ふた」といって、取って置くときは、つまみを上にして③の茶たくにたてかける。
18
秘書A子は上司から、部下の家族に不幸があり香典を用意するように指示された。次はA子が上司に確認したことである。中から不適当と思われるものを一つ選びなさい。
3）享年と死因
19
次は、秘書A子が来客から名刺を受け取って上司に取り次ぐときに行っていることである。中から不適当と思われるものを一つ選びなさい。
4）名刺には肩書（役職名）が書いてあるので、必ず役職名まで読み上げている。
20
営業部長秘書A子が外線電話に出ると「田中さんをお願いします」と言われた。部内には、営業課長の田中太郎と課員の田中洋子の二人がいる。このような場合、A子は相手の名前を尋ねてから、どのように対応すればよいか。次の中から不適当と思われるものを一つ選びなさい。
2）「私どもには田中が二人おりますが、どちらの田中がよろしいでしょうか」
21
次は、秘書A子が来客を応接室へ案内するときにしていることである。中から不適当と思われるものを一つ選びなさい。
3）ドアが外開きの応接室は、自分が先に室内に入り「どうぞ」と招き入れている。
22
新人秘書A子は、上司のことを言うのに「部長」「田中」など、相手によって言い方を変えると聞いた。そこで先輩秘書C子に、相手によってどのようになるかを尋ねたところ、次のように教えてくれた。中から不適当と思われるものを一つ選びなさい。
2）他部署の部長に言うときは、「田中」がよい。
23
次は秘書A子の電話のかけ方である。中から不適当と思われるものを一つ選びなさい。
5）自分からかけた場合は、相手が会社名を名乗るのを待って、自分の会社名を言うようにしている。
24
秘書A子は、上司宛ての郵便物を次のように上司に渡している。次の中から不適当と思われるものを一つ選びなさい。
4）書留でも速達の場合は、開封してすぐに渡している。
25
次は、オフィス機器とそれに直接関係ある用紙の組み合わせである。中から不適当と思われるものを一つ選びなさい。
5）チェックライター ―「秘」扱い文書
26
秘書A子は上司から下記形式の文書5枚のコピーを頼まれ、ステープラでとじるように指示された。この場合、どこをどのようにとじるのが適切か、次の中から適当と思われるものを一つ選びなさい。 ※絵はテキストP269を参照
2）②
27
次は、はがきについて述べたものである。中から不適当と思われるものを一つ選びなさい。
2）ビジネスでは、はがきは頻繁に使用されている。
28
次は秘書A子が作成したグラフである。中から不適当と思われるものを一つ選びなさい。
2）各課の社員数を男女別に円グラフで表した。
29
秘書A子は上司（総務部長）から、社内の○○委員会の開催通知を作成するように指示された。上司は○○委員会の委員長でもある。この場合、発信者名はどのように書けばよいか。次の中から適当と思われるものを一つ選びなさい。
4）○○委員会委員長
30
秘書A子は上司から、「新入社員20名をあつめて、意見交換会を行うので準備するように、また、A子も出席するように」と指示された。このような場合の準備として、A子は次のように考えた。中から不適当と思われるものを一つ選びなさい。
4）自分はオブザーバーとして出席するので、席は上司の隣にする。
31
次は、新聞・雑誌の刊行についての用語と、その組み合わせである。中から不適当と思われるものを一つ選びなさい。
5）旬刊―4ヶ月ごとに発行されるもの。
32
秘書A子の上司である山本部長に、取引先の部長から電話がかかってきた。上司は別の電話で話し中であるが、すぐ終わりそうである。このような場合、相手にどのように応対すればよいか。その言葉を答えなさい。
「申し訳ございません。ただ今山本は、ほかの電話に出ておりますが、間もなく終わると思いますので、少々お待ちいただけませんでしょうか（ますでしょうか）」
33
次は秘書A子の、日ごろの言葉遣いである。アルファベット部分を来客に言う適切な言葉に直して答えなさい。 1）「（a）うちの部長は、（b）今外出して（c）いる」 2）「（d）よければ（e）ここで（f）見て（g）もらえないか」
1）（a）私ども （b）ただ今 （c）おります, 2）（d）よろしければ （e）こちらで （f）ご覧 （g）いただけませんでしょうか
34
次の手紙文のカタカナ部分を、漢字に直して書きなさい。 1）（a）ジカ ますますご（b）ケンショウ のこととお喜び申し上げます。 2）いつも（a）カクベツ のお（b）ヒキタテ にあずかり、感謝申し上げます。 3）まずは、（a）リャクギ ながら（b）ショチュウ をもって御礼申し上げます。
1）（a）時下 （b）健勝, 2）（a）格別 （b）引き立て, 3）（a）略儀 （b）書中