秘書検定2級part2

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問題数 50 • 2024/03/17

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問題一覧

秘書A子が客に言った言葉として、不適当と思われるものを選べ。

上司（D部長）を訪ねてきた客に「いらっしゃいませ。Dがお待ちでいらっしゃいます」

秘書A子が弔事に関して行っていることとして、不適当と思われるものを選べ。

上司の代理で告別式に参列する場合は、あらかじめ喪主に連絡して代理参加とその理由を伝えるようにしている。

秘書A子は来週から異動で総務部勤務となるため、後任のB子に引き継ぎをしていた。そのとき電話がありB子が出たが、相手は取引先の人でA子あての電話であった。その時A子が電話で相手に言ったこととして、不適当と思われるものを選べ。

これからも上司とB子のことをよろしく頼む。

秘書A子の、上司の予定表管理の仕方として不適当と思われるものを選べ。

月間予定表には定例行事や既に決まっている予定のほか、出発時刻や持参する資料などもできるだけ詳しく記入するようにしている。

次の上書きの中から不適当と思われるものを選べ。

目上の人への手土産に「寸志」

秘書A子の上司へ部下が連絡するときは、メールですればよいことになっている。しかし上司はあまりメールを見ないので、業務に支障が出ていると部下から苦情が出ることがある。そのような場合、A子の部下への対応として適当と思われるものを選べ。

急ぎのメールのときは自分からも上司に伝えるので、知らせてもらえないか。

秘書A子が外出から戻ると、上司がパソコンの操作で手間取っていた。パソコンの調子が悪いらしく、とても困っている様子である。このような場合のA子の対応として、不適当と思われるものを選べ。

自分にはパソコンのことはわからないので、上司が何か言うまで黙っている。

秘書A子の上司（部長）は体調が悪く、今日は休むことになった。この日にA子が行ったこととして、不適当と思われるものを選べ。

今日の部長会議の担当者に、会議は他の日にしてもらえないかと頼んだ。

秘書A子の上司を時々訪ねてくる取引先のM氏は、仕事の話が終わった後の雑談が長く、すぐに帰らないことが多い。そのため、上司の次の予定に響くことがある。このようなことをなくすためにA子が考えたこととして、適当と思われるものを選べ。

M氏が訪ねてきた時は、次の予定をメモして上司に渡したらどうか。

秘書A子が人の話を聞く時に心がけていることとして、不適当と思われるものを選べ。

相手が前に話したのと同じような話をしようとした時は、最後まで話さなくてもいいように、途中で前に聞いたということを教えてあげるようにしている。

秘書A子は、他部署の秘書B子と今日中に資料を作成することになっていた。しかしA子の上司が急に出張することになり、その準備をしなくてはいけなくなった。この場合A子はどのようにすればよいか。不適当と思われるものを選べ。

B子に出張の準備の話をし、資料作りを二人で早く終わらせて、二人で出張の準備をする。

次の「」内の説明は、どの用語の説明か。適当と思われるものを選べ。「欠陥のある製品を生産者が回収し、無料で修理すること」

リコール

次は、用語とその意味の組み合わせである。不適当と思われるものを選べ。

フォーマット　–　正式

A子は上司から、取引先の社長が亡くなったので、葬儀について調べておくようにと言われた。A子が調べたこととして、不適当と思われるものを選べ。

会葬者の予想人数

秘書A子の言葉遣いとして、不適当と思われるものを選べ。

来客に「その件は部長の佐藤に伺ってくださいませ」

秘書A子は、後輩B子の作成した文書を改まった言い方に手直しした。次の手直しのうち、不適当と思われるものを選べ。

「大勢で誘い合って」を「万障お繰り合わせの上」に直した。

秘書A子が電話で上司（部長）の在否を尋ねられた時に言ったこととして、不適当と思われるものを選べ。

上司がちょっととだけ言って外出中の時、課長に「外出中ですが、行き先はわかりませんのでお取り次ぎはできませんが」

秘書A子が上司や来客に行ったこととして、不適当と思われるものを選べ。

来客との面談が長引いており、次の予約客が時間通りに来訪したので、面談中の客に聞こえるように上司に口頭で伝えた。

秘書A子の上司は外出中である。そこへ、上司の昔の友人だという人が訪れた。このような場合、A子は相手の氏名のほかに何を確認すれば良いか。不適当と思われるものを選べ。

相手の勤務先。

朝、秘書A子あてに上司（部長）から電話があり、急用ができて出社は午後からになるとのことであった。この時A子が上司に尋ねたこととして、不適当と思われるものを選べ。

午前中に上司を訪ねて来た人があった場合、不在の理由はどのように言えば良いか。

次は話をする上での注意点である。不適当と思われるものを選べ。

初対面の相手と話す時は、緊張しないように相手のことを意識せずに話す方がよい関係が築ける。

次は秘書A子が上司に言われて金品を用意した時の上書きである。不適当と思われるものを選べ。

取引先の社長の葬儀の香典に「志」

次は、データとそれをグラフにするとしたらどんなグラフが見やすいかの組み合わせである。不適当と思われるものを選べ。

課別の平均残業時間　–　折れ線グラフ

秘書山田A子の上司のところに、取引先のM部長の紹介で予約を受けたY氏が来訪した。A子が応接室まで案内しようとしたところ、「お世話になります」と挨拶をされた。このような場合、A子の対応として適当と思われるものを選べ。

「こちらこそお世話になります。よろしくお願いいたします」

秘書A子が上司（部長）に対して言ったこととして、言葉遣いが不適当と思われるものを選べ。

部長との打ち合わせに課長が少し遅れるということを「課長が打ち合わせに少し遅れると申しておりました」

秘書Ａ子は、取引先のB氏からの、上司あてに面会の申し込みをする旨の電話を取った。上司に伝えたところ、「用はわかっているが、今回は断っておいてくれ」とのことである。A子のB氏への対応として、適当と思われるものを選べ。

「上司はしばらく仕事が立て込んでおり、面会は無理なので、時間が取れそうになったらこちらから連絡させてもらう」と言う。

秘書A子の上司（営業部長）は１時間ほどで戻ると言って外出した。その後、上司あてに「Ｂ社（取引先）から紹介された」という不意の来客があった。このような場合、A子は来客に、上司は外出中であると言った後にどのように対応するのがよいか。適当と思われるものを選べ。

用件にもよるが、B社の紹介で来訪したということで、こちらのB社の担当の者が話を聞くがどうかと尋ねる。

秘書A子の、上司（営業部長）の不在中にかかってきた電話への対応として、不適当と思われるものを選べ。

臨時の部長会議中、取引先からの電話に「急な社内会議で席を外している。どうするか」

秘書A子の上司（部長）は会議中である。そこへ上司の同じ業界の友人が、相談があると言って不意に訪ねてきた。会議の終了予定は４０分後である。A子の対応として適当と思われるものを選べ。

友人は待つと言っているが、このことをメモして会議室の上司に知らせて指示を得る。

次の説明はどの用語の説明か。適当と思われるものを選べ。「給与、賃金の支払者（会社など）が年に一度、社員などの一年間の所得税の過不足を清算すること」

年末調整

次は関係のある用語の組み合わせである。不適当と思われるものを選べ。

人事考課 – 棚卸し

部長秘書A子のお茶の出し方について、不適当と思われるものを一つ選べ。

来客が複数でだれが上位者かわからない場合は、誰から出せばよいかその場で尋ねるようにしている。

これまで秘書A子がやっていた、お中元やお歳暮を贈る仕事を、今後後輩B子が担当することになった。引継ぎの際にB子に伝えることとして不適当と思われるものを選べ。

贈る時期が遅れてしまった時は、挨拶状に「大変遅くなりましたがお歳暮です」などと断り書きをする。

次は秘書A子が後輩B子に、秘文書の取り扱い方として教えたことである。適当と思われるものを選べ。

多くコピーしすぎてしまった時は、シュレッダーにかけて破棄すること。

次は秘書A子が会話をする際に気をつけていることである。不適当と思われるものを選べ。

先輩と話す時は、仕事に関することは同等に話せるように敬語を使わず親しみを込めた言葉遣いをしている。

秘書A子が取引先のE氏に電話したところ不在であった。電話に出た人にどのように言えばよいか。不適当と思われるものを選べ。

「お電話がございましたことだけ、お伝えくださいませんでしょうか」

部長秘書A子のお茶の出し方について、不適当と思われるものを選べ。

応接室に客を案内した時、まだ前の客の茶碗が残っていたが、客にはまず座ってもらい、新しいお茶を出す時に前の茶碗を下げた。

次の用語とその意味の組み合わせの内、不適当と思われるものを選べ。

メソッド＝価値

総務部長秘書A子は社内の連絡はできるだけメールで行うように言われている。A子が社内メールで伝えた内容として不適当と思われるものを選べ。

総務部長に午後の来客予定の時間が早まったことを知らせた。

秘書A子の上司は昼頃に戻ると言って外出した。その後、取引先のM部長から上司あてに電話があり、「急ぎの用件で、午後に伺いたい。時間はそちらに合わせる」とのことである。A子はM部長にどのように言うのがよいか。不適当と思われるものを選べ。

急ぎのことなので、上司の空いている時間を伝え、「その時間に来て欲しい」と言う。

次の祝儀袋、不祝儀袋の上書きと水引の結び方の組み合わせの内、不適当と思われるものを選べ。

結婚御祝 – ちょう結び

秘書A子は上司の代理で取引先の葬儀（仏式）に参列した。A子が行ったこととして、不適当と思われるものを選べ。

会葬者芳名録には自分の会社名と名前を書いた。

秘書A子の上司が外出中に、上司の知人から紹介されたという人から電話があった。自分の会社の案内状を送りたいので、上司の自宅住所を教えて欲しいとのことであった。この場合のA子の対応として、適当と思われるものを選べ。

「案内状なら会社宛に送ってもらって差し支えない」と言って会社の住所を教える。

秘書A子の上司は、今日は外出先から直接帰宅する予定である。このような場合にA子が自宅にいる上司に連絡することとして、不適当なものを選べ。

上司の同じ業界の友人から、「来月の業界団体の親睦会にぜひ参加してほしい」と連絡があったこと。

秘書A子は、後輩のB子の仕事の仕方について注意をした。そのあとのA子の取るべき態度として不適当と思われるものを選べ。

注意したことが守られているかどうかに気をつけて、守られていない場合は周囲の人と一緒に注意する。

秘書A子は上司から「これから臨時の課長会議を開くことになった。お昼をまたぐが、準備を頼む」と配布資料を渡された。A子が準備について確認することとして、不適当と思われるものを選べ。

会議の議題は何か。

秘書A子が郵便を送る際に気をつけていることとして、不適当と思われるものを選べ。

速達料金は地域によって変わるので、毎回確かめるようにしている。

秘書A子が来客に対していった言葉として、適当と思われるものを選べ。

「お目にかかれるかどうか確認してまいります」

秘書A子が来客に言った言葉として、適当と思われるものを選べ。

「申し訳ございませんが、お引き取りいただけませんでしょうか」

秘書A子が日頃行っていることとして、不適当と思われるものを選べ。

同時に複数の仕事を頼まれた場合は、以前にやった経験のあるものから片付けるようにしている。