秘書検定2級part1

立ち話をしているところへ行き、上司に口頭で予約客が来訪したので待ってもらっていることを伝える。

来客を案内している時に他部署を訪ねてきた顔見知りの来客に会った際は、立ち止まって「いらっしゃいませ」と言ってお辞儀をしている。

「私どものどの者をお訪ねでいらっしゃいますか」

上司が有給休暇をとる時の理由

「用件だけでも聞かせてもらえないか」と言う。

常務を呼び出す時は、常務秘書に電話をかけ、常務に取次いでもらい、常務が出たらそのまま待ってもらって上司に代わっている。

上司のところへ来客を案内してきた時、「お客様をお連れしました」

指示の途中でわからないことがあったら、「すみませんが」と断って途中で聞いている。

上司に「承知いたしました」

自分の話す内容が複雑な時は、相手にメモをとるように言っている。

ご交誼のほどお願い申し上げます – 回答をお願いします

B子が安心して仕事ができるように、上司に指示を受けるたびにまず自分に報告させ、やり方を指示するようにした。

朝、上司に1日のスケジュールを確認する時、口頭で間違えたり忘れたりしないようにと念を押している。

上司に「告別式の時間には部長会議が予定されているが、どのように調整すれば良いか」と尋ねる。

上司は不在と話し、来訪があったことは伝えると言って名刺を預かる。

相手の体質

予約のない初めての来客だったが、取引先からの紹介状を持っていたので、その場で中を確認してから上司に取り次いだ。

社名が「株式会社エービーシー」の場合は、「カ」の所に入れている。

前略 貴社ますますご盛栄のこととお喜び申し上げます。

取引先から、接待のため上司の食事や酒の好みを知りたいと言われたとき、明日返事をすると言って上司に店や酒の銘柄を詳しく確認した。

朝、上司から体調が悪いので休むと電話があった時、その日出席予定だった取引先の祝賀会には欠席の連絡をした。

広報部長が明日打ち合わせをしたいと言ってきたので、内密だが出張中なので明後日にしてもらいたいと答えた。

急ぎの仕事は後回しにしてB子と一緒に最後までセットすればよかった。

コンセプト　–　情熱

社内で配布する際に本人が不在の時は、秘文書であると言って近くの人に預かってもらう。

麦秋　–　１０月

動議　–　会議の予定日が変わること

「失礼ですが、佐藤は電話をしていないそうです。お間違いですよ」

「その用事は今からでも間に合うか、間に合うなら指示してもらいたい」と言う。

領収書

取引を中止した会社があったので今年から贈るのをやめた。

やってきた客は一人一人先に立って席まで案内した。

重版　–　本の大きさや装丁を変えて販売すること

取引先への中元、歳暮の挨拶状は、枚数が多いのでファックスで一斉に送っている。

上司の不在時に面会の申し込みがあった時は、日時を決めておいて上司が戻ってから了解を得るようにしている。

趣意書　–　上役に指示を仰ぐために、質問などを記した文書。

「田中は仕事が立て込んでおりまして、今週はお会いいたしかねます」

「ご愛息様のご逝去の報に接し、謹んでお悔やみ申し上げます」

新しい上司に聞かれたのだから、公私に関わらずS部長について知っていることは何でも話す。

「ご用件だけでもお教えくださいませんでしょうか」と相手に言う。

エレベーターホールへ向かう途中で課長に呼び止められたので、客の案内中であることを伝え、なるべく手短に用件を話してもらった。

事実であれば、いずれ上司から話があるだろうからそのまま何もしない。

上司が社内の人間関係を把握しやすいように、普段から社内の噂を集めるようにしている。

キャパシティー　–　著作権

財務諸表

面談中にお茶を入れ替える時は、茶托はそのままにして茶わんだけを入れ替えるようにしている。

「申し訳ございませんが、少々お待ちくださいませ」

早春 – ４月

貴社ますますご健勝のこととお喜び申し上げます。